Bei umfangreichen Umzugsprojekten kann zudem vorab ein Change-Management mit den betroffenen Mitarbeitenden zu empfehlen sein, insbesondere falls einzelne Mitarbeitende oder ganze Abteilungen von Einzelbüros in Open Space (Grossraum) Büros umziehen sollen. Die rechtzeitige Kommunikation der damit verbundenen Veränderungen der "Arbeitskultur" und die grösstmögliche Berücksichtigung von Anliegen einzelner Personen wird die Akzeptanz Ihres Umzugsergebnisses deutlich fördern.

Campos unterstützt das Umzugsmanagement im Modul Arbeitsplatzmanagement. Bitte beachten Sie dazu:

• Das Umzugsmanagement ist im Standard von Campos nicht aktiv und muss initial durch die ICFM AG aktiviert werden.
• Werden die Mitarbeitenden über einen Import den Arbeitsplätzen zugewiesen, so steht dieses Modul nicht zur Verfügung. Bei Fragen melden Sie sich bitte bei Ihrem ICFM-Beratungsteam.

10-Punkte-Leitfaden für reibungslose Umzüge

Für Ihr nächstes Umzugsprojekt haben wir Ihnen einen prozessorientierten Leitfaden zusammengestellt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Der Leitfaden behandelt eher grosse Umzugsprojekte, kann aber in Teilen auch für kleinere Massnahmen angewendet werden.

1. Bildung eines Umzugsteams

Benennen Sie eine/n Projektleiter/in (unbedingt mit Stellvertretung) für den geplanten Umzug und stellen Sie diese Person möglichst im Umfang der Projektleitungstätigkeiten frei. Bilden Sie ein Umzugsteam mit Vertretern und Vertreterinnen aus den betroffenen Abteilungen. Benennen Sie ggf. Personen, die im Sinne eines "Move Champion" als Kontaktperson für externe Beteiligte auftreten sollen.

Bereits in dieser frühen Projektphase sollten Sie abwägen, ob ggf. externe Dienstleister beispielsweise für die Einrichtungsplanung und -Ausstattung (im Fall erforderlicher Neubeschaffungen), für den Transport des Umzugsguts sowie insbesondere für ein externes professionelles Umzugsmanagement beigezogen werden sollen, damit Sie sich im laufenden Umzugsprojekt auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Vereinbaren Sie klare Kompetenzen und Prozesse im Projekt.

2. Bestandsaufnahme und Planung

Kerninstrument jedes Umzugsprojekts ist die Umzugsliste, in der IST- und SOLL-Standort der Arbeitsplatzzuordnungen sowie aller vom Umzug betroffenen Büroausstattungen, Dokumente, Geräte und Möbel erfasst werden.

WICHTIG: Archive in Dach- und/oder Untergeschossen und/oder an externen Lagerorten werden oft erst zu spät erkannt. Klären Sie bitte rechtzeitig, ob es in Ihrem Projekt auch zu berücksichtigende Archive gibt. Und kontrollieren Sie vorgängig, ob ggf. (z. B. vom HR) Dokumente und/oder Datenträger einen vertraulichen Umzugsprozess erfordern.

Erstellen Sie einen Grundriss ("Test Fit") des neuen Büros und planen Sie die Anordnung sowie eine eindeutige Nummerierung der Arbeitsplätze. Achten Sie auf die korrekte Lage allfälliger Bodendosen (!).

Sofern Ihr Umzugsprojekt am IST-Standort eine Flächenleerung und -Rückgabe an die Verwaltung ergibt, sollten Sie bitte unbedingt rechtzeitig vorab die Auszugsbedingungen abklären, u. a. hinsichtlich eines allfälligen Rückbaus und der Endreinigung. Vergessen Sie bitte nicht, an eine allfällige Rückgabe von Schlüsseln und Badges zu denken.

Bitte beachten Sie, ob und ggf. bis wann allenfalls Verträge am IST-Standort zu kündigen und/oder für den SOLL-Standort (Energie, IT-Dienste etc.) abzuschliessen sind.

Erstellen und pflegen Sie eine Aufgabenliste – das Campos Umzugsmodul unterstützt Sie dabei.

WICHTIG: Jede späte und/oder kurzfristige Veränderung im laufenden Umzugsprozess generiert in der Regel eine Verteuerung. Vereinbaren Sie also bitte mit allen Umzugsbeteiligten einen Termin, an dem die Umzugsliste "eingefroren" wird.

3. Budgetplanung

Erstellen Sie ein Budget für den Umzug. Das Budget sollte alle Kosten berücksichtigen. Einschliesslich der Kosten von allfälligen externen Dienstleistern sowie zum Beispiel für Verpackungsmaterial mit Etiketten, Boden- und Eckenschutz auf den Transportwegen, Liftauskleidung sowie für alle zusätzlichen Ausgaben.

ACHTUNG: Externe Zügelfirmen lieben ein "Wunschkonzert", bei dem Ihre Mitarbeitenden am Umzugstag vor Ort noch "dies und das" erledigt haben wollen. Denn das generiert natürlich Zusatzkosten (!). Legen Sie also mit den Teamleitenden der Zügelfirma unbedingt klar und verbindlich fest, dass für solche Arbeiten erst ein OK von Ihrer zuständigen Projektleitung einzuholen ist.

Um ggf. aufwändige Nachbudgetierungsprozesse zu vermeiden, sollten Sie unbedingt ca. 15 % bis 20 % Reserven für Unvorhergesehenes einkalkulieren.

4. Umzugsunternehmen auswählen

Sofern die Transportarbeiten in Ihrem Umzugsprojekt nicht mit internen Ressourcen (z. B. FM) bewältigt werden können, sollten Sie rechtzeitig (ca. 3 Monate vor dem ersten Umzugstag) Angebote von geeigneten Umzugsunternehmen einholen.

ACHTUNG: Im "Zügelbusiness" herrscht ein harter Wettbewerb und jedes Umzugsunternehmen hat sein eigenes Angebotsformat (z. B. Fahrzeuge mit/ohne Fahrer/in etc.). Die Angebote können zudem "verdeckte Kosten" beinhalten (z. B. Leistungen "nach Aufwand" etc.) und einen 1:1 Angebotsvergleich erschweren. Hier lohnt es sich unbedingt, vorab eine detaillierte Leistungsübersicht zu definieren und die Umzugsunternehmen auf dieser Basis offerieren zu lassen.

Überprüfen Sie Referenzen und wählen Sie ein zuverlässiges Unternehmen aus, das sich beispielsweise durch einen genügend hohen Versicherungsschutz und nachgewiesene Sicherheitsstandards auszeichnet. Ebenso sollten die Teamleiter/innen gut Deutsch sprechen, da erfahrungsgemäss an Umzugstagen sehr viel vor Ort ad hoc geklärt und erledigt werden muss.

5. Zeitplan erstellen

Entwickeln und pflegen Sie mit allen Beteiligten einen detaillierten Zeitplan für den Umzug mit Meilensteinen unter Berücksichtigung der voneinander zeitlich abhängigen Prozessschritte (z. B. Zutrittsregelung und Liftreservation für den Umzugstag, Parkplatzabsperrung für Transportfahrzeuge durch die Stadtpolizei etc.).

Um Störungen des Tagesgeschäfts zu minimieren, ist die Umzugsdurchführung möglichst jeweils ab Freitag COB (Close of Business Time) bis Samstagabend zu planen, Sonntagsarbeit wird in der Schweiz erfahrungsgemäss behördlich nicht oder nur selten per Ausnahmeregelung bewilligt.

Sehen Sie unbedingt vor Arbeitsbeginn am SOLL-Standort Endabnahmen mit Funktionstests und Protokollierung vor.

Vor Arbeitsbeginn am Montagmorgen ist die Durchführung einer Endreinigung (insbesondere von wiederverwendeten Stühlen!) am SOLL-Standort zu empfehlen.

Berücksichtigen Sie planbare Abwesenheiten sowie Pufferzeiten für unvorhergesehene Probleme. Bei Verzögerungen in grösseren Umzugsprojekten sollte zum Beispiel an Ausweichflächen für Zwischenlagerungen von «Zügelgut» gedacht werden.

6. Umzugskits bereitstellen

Bereiten Sie Umzugskits mit Verpackungsmaterial, Etiketten, Anleitungen und anderen benötigten Ressourcen vor und legen Sie die IST- und SOLL-Lagerorte für die Umzugskits fest.

7. Schulungen und Vorbereitung

Bieten Sie Schulungen für die richtige Verpackung und Kennzeichnung von persönlichen Gegenständen an. Das klingt zunächst vielleicht etwas banal, aber ein Etikett beispielsweise oben auf einem Karton ist zwar bequem anzubringen, verliert aber seinen Zweck, sobald die Kartons gestapelt werden. Sorgen Sie also bitte dafür, dass Etiketten immer beidseitig an den Stirnseiten von Kartons angebracht werden.

Generell gilt für das Transportteam: Was nicht mit dem SOLL-Standort etikettiert ist, bleibt stehen (!).

Geben Sie klare Anweisungen zum Ab- und Aufbau von Arbeitsplätzen, hängen Sie dazu am SOLL-Standort (Treppenhaus/Geschosseingang und in den Bürobereichen) gut lesbare Pläne mit den Arbeitsplatznummern und Massangaben für die Möbelplatzierung auf.

Bitte beachten Sie bei der Möbelaufstellung auch die gesetzlichen Abstands- und Ergonomieregelungen bzw. -empfehlungen (z. B. SECO und SUVA).

8. IT-Infrastruktur und Telekommunikation

Planen Sie den Umzug der IT-Infrastruktur, einschliesslich Servern, Computern und Netzwerkkomponenten. Stellen Sie sicher, dass die Telekommunikationsdienste rechtzeitig umgeschaltet werden.

Die Ent- und Neuverkabelung von – insbesondere höhenverstellbaren –Arbeitsplätzen ist keine triviale Aufgabe u. a. hinsichtlich Kabelanordnung, -längen, -anschlüssen und Arbeitssicherheit. Es empfiehlt sich, damit einen internen oder externen "Profi" zu beauftragen.

9. Sicherheit und Datenschutz

Schützen Sie Ihre Inventarwerte sowie sensible Informationen und Daten während des Umzugs. An einem angemieteten IST- und/oder SOLL-Standort ist an Umzugstagen die ständige Präsenz von internem oder externem Sicherheitspersonal am Flächenzugang dringend zu empfehlen.

10. Empfang am neuen Standort

“Der erste Eindruck ist entscheidend”, also begrüssen Sie Ihre Mitarbeitenden am SOLL-Standort doch erst einmal mit einem freundlichen Lächeln und einem kleinen "Znüni", geben Sie Ihnen eine Einweisung in die neuen lokalen Verhältnisse und stehen Sie am ersten Tag bei Fragen und für die Recherche von allenfalls vermisstem «Zügelgut» zur Verfügung.

Bitte bedenken Sie, dass kleinere und ggf. auch grössere Pannen im Umzugsprojekt viel eher “verziehen” werden, wenn Ihre Mitarbeitenden sich einbezogen und wertgeschätzt fühlen.

Führen Sie eine "Lessons Learned" Umfrage zur Optimierung zukünftiger Umzugsprojekte durch.

Und bitte vergessen Sie nicht, allen für die Zusammenarbeit zu danken.

ICFM wünscht Ihnen viel Erfolg bei Ihrem nächsten Umzugsprojekt.