Von der Fläche zur Leistung: Wie SR Technics Reinigung neu ausschreibt

Reinigungsausschreibung mit Campos erstellen und managen – ein Praxisbericht mit SR Technics

Alle, die schon einmal eine Reinigungsausschreibung begleitet haben, kennen den typischen Ablauf: Man startet motiviert, merkt schnell, dass vieles unklar ist, und landet am Ende häufiger im Improvisieren als in einem wirklich strukturierten Prozess. Genau das wollte SR Technics diesmal vermeiden. Sie wünschten sich eine Ausschreibung, die nicht in endlosen Rückfragen, Excel-Versionen und Interpretationsspielräumen endet, sondern auf einer stabilen, verständlichen Datenbasis steht. Und dafür entschieden sie sich für die Zusammenarbeit mit uns und mit Campos.

Ausgangslage – wie lief es früher?

Reinigungsausschreibungen stützen sich in der Regel auf Raumbücher. Im Idealfall entstehen diese aus aktuellen und gepflegten Architekturplänen. Der Alltag sieht jedoch oft anders aus: Raumbücher setzen sich aus unterschiedlichen, über die Jahre gewachsenen Listen zusammen. Pläne sind veraltet, Versionen stimmen nicht überein, und kleine Ungenauigkeiten summieren sich zu einem Zustand, in dem niemand mehr mit Sicherheit sagen kann, welche Fläche tatsächlich gültig ist.

So wird aus einer Ausschreibung schnell ein Ratespiel. Doch bei SR Technics bot sich eine bessere Ausgangslage: Die Grundrisspläne waren in den letzten Jahren sorgfältig durch SR Technics und unser CAD-Team nachgeführt worden. Die baulichen Daten waren sauber, aktuell und belastbar – eine Seltenheit, die den Einstieg enorm erleichtert hat.

Eine besondere Herausforderung – Hallen, ohne klassische Reinigung

Trotz der guten Ausgangslage zeigte sich rasch eine andere Herausforderung. Die grossen Hallen von SR Technics sehen zwar aus wie klassische Reinigungsflächen, doch der tatsächliche Leistungsumfang hat mit der Fläche nur wenig zu tun. Diese Diskrepanz zwischen Raumgrösse und realem Aufwand bringt klassische Tabellenmodelle an ihre Grenzen. Raumlisten, die auf Fläche und Standardleistung basieren, sind für solche Fälle schlicht ungeeignet. Für SR Technics brauchte es daher ein System, das Leistungen flexibel und realitätsnah abbilden kann – unabhängig von der reinen Quadratmeterlogik.

Die Lösung mit Campos – Struktur, Sichtbarkeit und Flexibilität

Campos bot für diese Aufgabenstellung die passende Mischung aus Struktur und Flexibilität. Besonders hilfreich ist die Möglichkeit, Reinigungsgruppenzuweisungen nicht nur tabellarisch, sondern direkt im Grundriss sichtbar zu machen. Fehlende oder falsch zugewiesene Räume springen sofort ins Auge, was viele typische Fehlerquellen direkt ausschaltet.

Da die Pläne von SR Technics bereits sauber nachgeführt waren, konnten wir unsere Energie auf die Logik der Reinigung legen. Der entscheidende Schritt war, die Komplexität im Leistungsverzeichnis zu reduzieren. 

Ursprünglich waren Bodenbeläge und Reinigungsgruppen miteinander verknüpft, was zu fast 70 Reinigungsgruppen führte. 

Indem wir diese Informationen im Campos als eigene Attribute hinterlegt haben, konnten wir die Struktur deutlich vereinfachen. Nach einer weiteren Überarbeitung blieben am Ende nur noch 14 Reinigungsgruppen übrig – klar, verständlich und viel leichter pflegbar.

Für die speziellen Hallen setzten wir auf sogenannte Cleaning Objects. Dabei handelt es sich um spezielle Equipments im Campos, die keine technischen Anlagen darstellen, sondern spezifische Reinigungsobjekte wie beispielsweise Lavabos, Kaffeemaschinen oder Glastrennwände. So liessen sich die Reinigungsbedürfnisse und individuelle Sonderleistungen präzise im Modell abbilden, genau wie SR Technics es benötigt.

Parallel dazu haben wir das Dokument für die Ausschreibung im Campos Standard aufgebaut. Der Vorteil: Der Kunde muss später nur noch das gewünschte Gebäude auswählen und Campos generiert automatisch das vollständige Raumverzeichnis inklusive Eingabemaske für die Anbieter. Nach der Ausschreibung können die vereinbarten Stundensätze und Leistungszahlen direkt in Campos hinterlegt werden, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Kosten für die Grundleistungen anfallen.

Der Clou für die Zukunft – ein lebendiges System statt eines statischen Ordners

In vielen Organisationen verschwinden Raumbuch und Leistungsverzeichnis nach der Ausschreibung in einem digitalen Ordner und geraten in Vergessenheit, bis die nächste Ausschreibung ansteht. Bei SR Technics soll es zukünftig anders laufen.

Die Räume, Nutzungen und Leistungen werden zukünftig direkt in Campos nachgeführt. Provider und Besteller sehen jederzeit dieselbe Datenbasis und können über den Differenzbericht Reinigung nachvollziehen, wo sich etwas verändert hat – sei es die Nutzungsart, die Reinigungsgruppe oder die Raumgrösse. Das schafft Transparenz und verhindert Diskussionen über Leistungen, die «irgendwann einmal anders waren».

Und sollte sich der Reinigungspartner in ein paar Jahren ändern, stehen alle Daten bereits sauber gepflegt bereit – ohne erneutes Aufräumen, Zusammenführen oder Interpretieren.

Fazit – warum der Aufwand sich lohnt

Wer das Campos Reinigungsmodul einmal sauber aufsetzt, spart langfristig enorm viel Zeit und Nerven. Ausschreibungsunterlagen müssen nicht jedes Mal neu aufbereitet werden. Die Daten bleiben konsistent, aktuell und nachvollziehbar. Provider und Besteller arbeiten stets auf derselben Grundlage, und Änderungen sind jederzeit transparent dokumentiert.

Kurz gesagt: Ein strukturiertes Campos zahlt sich aus – für Ausschreibungen, für den Betrieb und für jede zukünftige Anpassung.