Pflichten und Dokumentation

Facility Management ist wie jedes unternehmerische Handeln mit Chancen und Risiken verbunden. Das ist Grund genug um sich rechtzeitig Gedanken über wichtige Arbeitsprozesse und ihre Auswirkungen auf Umwelt, Sachwerte und Personen zu machen. Hierbei ist die Anwendung eines geeigneten Ticketing-Systems – wie in Campos – zur Historienverfolgung von grösstem Vorteil.

Die Haftungsrisiken im Facility Management sind aufgrund des hohen Potenzials an unterschiedlichen Schadensfällen umfangreich. Auch die Komplexität vieler Arbeitsprozesse sowie die Arbeitsteilung zwischen mehreren Projektbeteiligten erfordert einen hohen Grad an Verantwortung. Vor allem unklar formulierte Leistungsvereinbarungen und Kompetenzen führen zu unterschiedlichen Auffassungen der Leistungsinhalte und -qualität.

Um sich langfristig, auch persönlich, aus der Haftung nehmen zu können, bedarf es auch im Facility Management einer übersichtlichen Organisation mit transparenten Abläufen. Das hilft jedem Facility- Management-Team gemäss seiner Rolle den Überblick über seine Aufgaben zu bewahren. Auf der anderen Seite müssen die erbrachten Aufgaben optimal und nachweissicher dokumentiert werden.

Campos als Dokumentationswerkzeug im Auftrags- und Mängelmanagement unterstützt an dieser Stelle und sorgt für eine klare Aufgabenverteilung an die Ausführenden und eine beweissichere Pflichterfüllungshistorie.

Campos sichert eine chronologische Dokumentation zur Beweissicherheit

Die Kommunikation mit allen Stakeholdern im Facility Management geschieht schnell, intuitiv und einfach. Wer ein Smartgerät hat und als Rolle im Campos definiert ist, wird über seine Aufgaben in Kenntnis gesetzt und kann diese nach ihrer Erledigung mit oder ohne Checkliste dokumentieren. Durch den HelpDeskAdministrator können Ergebnisdokumente wie Protokolle, Sicherheitsdatenblätter und anweisende Dokumente auf den Ebenen Grundstück, Gebäude, Raum und Equipment im Campos abgelegt werden. Damit stehen diese für alle Stakeholder zur Verfügung.

Nutzen Sie für Ihre Aufgabenabwicklung die Checklist-Funktion im Campos zur eigenen Absicherung. Campos automatisiert die chronologische Dokumentation der erledigten Aufgaben im Facility Management für eine lückenlose Beweissicherheit.

Technisches Facility Management im Campos

Im technischen Facility Management, speziell im Umgang mit prüf-, wartungs- und inspektionspflichtigen Anlagen, braucht es oft Spezialisten. Diese Spezialisten sind Instandhaltungsplaner und spezialisierte Ausführende, die periodisch wiederkehrende Leistungen erbringen, um den Ausfall der Anlagen vorzubeugen oder um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.  Oft haben Probleme an diesen Anlagen eine Auswirkung auf Umweltschutz, Personensicherheit und Sachwertschutz. Im Schadensfall müssen zielführende Massnahmen eingeleitet und dokumentiert werden müssen, um diese Anlagen wieder in Betrieb zu nehmen.

Campos ist eine Software, die sich als Dokumentationswerkzeug im Fall technischer und nicht technischer Störungsfälle und Mängel eignet. Mit jeder erledigten Aufgabe wird die History im Sinne eines digitalen Anlagenbuches fortgeschrieben. Im Gebäude können Sie Campos via WLAN über Ihr mobiles Endgerät bedienen, wobei sämtliche Änderungen binnen Sekunden über die Plattform synchronisiert werden.

Im Falle eines Ausfalles von prüf-, wartungs- und inspektionspflichtigen Anlagen geht es häufig nicht mehr nur um eine Menge Geld, sondern auch um die Bewertung einer Pflichtverletzung im Rahmen der gesetzlich auferlegten Verantwortung. Campos setzt hier mit einer ganzheitlichen Lösung an und verhindert das sogenannte Organisationsverschulden. Darunter fällt die Verletzung der Organisationspflicht, zu der folgende Punkte zählen:

• Verschulden hinsichtlich Festlegung der Aufbau- und Ablauforganisation
• Selektionsverschulden
• Anweisungsverschulden
• Überwachungsverschulden.

Das Managementteam im Facility Management benötigt ein Tool, das es bei der ganzheitlichen Betrachtungsweise der Immobilien unterstützt.

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Fazit:

Da das Facility Management selten mit der Betreuung nur eines Objektes beauftragt ist, sondern häufig mehrere Gebäude betreibt, empfehlen wir Campos als Werkzeug für ein optimiertes Facility Management und die Dokumentation Ihre Pflichten. Diese ermöglicht Ihnen nicht nur ein schnelleres und reibungsloseres Arbeiten, sondern sichert Sie zusätzlich auch in Haftungsfragen ab. Heute ist die durchgehende Betreuung von Gebäuden komplex und äusserst anspruchsvoll. Umso wichtiger ist es, die geeignete Software zu haben, die es Ihnen erlaubt in solchen Umständen die Übersicht über alle Aufgaben und Pflichten zu behalten. Mit Campos steuern Sie Ihr Facility Management und Sie dokumentieren auch nachweissicher alle erledigten Aufträge. So können Sie trotz steigender Anforderungen Ihrer Verantwortung gerecht werden.