Datenmanagement
Das Motto eines jeden Datenmanagements lautet «Weniger ist mehr.» Doch welche Daten sollten im Campos gepflegt werden? Und wie lässt sich die Grenze festlegen?
Das Erfassen der Gebäudegrundrisse und der Immobilien-Stammdaten stellt den grössten Kostenblock bei der Einführung eines CAFM-Systems dar. Bis zu 75 % der Kosten können hierauf entfallen. Aus diesem Grund lohnt es sich, die Ziele für die Datenerfassung genau zu kennen, den Datenumfang zu optimieren und insbesondere durch eine intelligente Nutzung der vorhandenen Informationsressourcen die Kosten zu senken.
07.11.2022
In den Planarchiven Ihrer Behörde oder Ihres Unternehmens sowie in vielfältigen anderen Datenquellen lagert unbezahlbares Wissen. Das Motto eines jeden Datenmanagements lautet «Weniger ist mehr». Vor einer personalintensiven Datenerfassung/-pflege muss eindeutig herausgearbeitet werden, welche FM-Ziele und FM-Kennzahlen mit dem CAFM gesteuert werden sollen.
Welches sind die minimal notwendigen CAFM-Daten?
Durch die Analyse der Ziele, der Betriebsprozesse, der Aufgaben, der Kontakte, der Dienstleistungsverträge und der erwarteten Steuerungskennzahlen für das FM ergeben sich die minimal notwendigen Daten, die im CAFM vorhanden und gepflegt sein müssen.
Nur wenn Sie den Ist-Zustand genau kennen, können Sie auch die Veränderungen und Erfolge durch CAFM darstellen bzw. entsprechend reagieren. Überprüfen Sie zudem möglichst unvoreingenommen: Welche FM-Betriebsprozesse Ihrer Organisation sollen künftig und dauerhaft mit CAFM unterstützt werden? Und welche Themen haben Priorität? Möglicherweise ist die Instandhaltung der technischen Anlagen und der Nachweis der erbrachten Leistungen deutlich relevanter als das Schliessmanagement – schon, um den vielfältigen Pflichten zur Betreiberverantwortung besser nachkommen zu können.
Bei der Festlegung der Prioritäten ist es deshalb hilfreich, sich selbst zu hinterfragen: «Was erwartet der Immobilieneigentümer und das Kerngeschäft vom FM?» oder «Wo ist der Nutzen des FMs am grössten?»
Werten Sie die Ziele nach ihrer Wichtigkeit. Es geht dabei um unmittelbare, realistische Ziele in einem überschaubaren Zeitrahmen, aber auch um mittelfristige Ziele, die sich im Laufe des Arbeitens mit Campos verändern können und mit den konkreten Ergebnisvorgaben des Managements abgestimmt werden sollten.
TIPP: Rufen Sie uns an. ICFM unterstützt Sie bei der Analyse und definiert auf der Basis der Ergebnisse mit Ihnen das optimale Datenmodell und die minimal notwendigen CAFM-Daten.
Weniger ist mehr – und wie geht das?
Campos ist modular aufgebaut. Das heisst, Sie können Schritt für Schritt, also prozessweise, die Arbeit mit den Campos-Modulen planen. So können Sie beispielsweise mit dem Modul «Auftragsmanagement» starten.
Dieses schrittweise Arbeiten mit Campos erleichtert die Zieldefinition – und auch das Erreichen von Teilzielen. Jeder Teilerfolg festigt das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter und der Geschäftsführung in das CAFM und motiviert zum nächsten Schritt. Dabei hat es sich bewährt, mit dem Betriebsprozess zu beginnen, bei dem es die grössten Probleme gibt. Das bewirkt die grössten Erfolgserlebnisse in kurzer Zeit.
Doch zunächst muss geprüft werden, welche Daten überhaupt wo und in welchen Datenquellen zur Verfügung stehen. Wir empfehlen, aus den Ergebnissen der Analyse abzuleiten, welche Daten wirklich benötigt werden. Damit erreichen Sie, dass keine sogenannten «Datenfriedhöfe» erzeugt werden sowie die Auswahl von Daten und Attributen auf das Nötigste begrenzt wird.
Nicht selten stellt sich dabei heraus, dass eine Neuerfassung notwendig wird. Hier empfehlen wir, im Rahmen anstehender Arbeiten die vorhandenen Rohdaten im Format Excel immer wieder zu verifizieren und weiter zu korrigieren. Erst ab einer Datenintegrität (Konsistenz, Vollständigkeit, Genauigkeit und Gültigkeit der Daten) von 60 bis 80 % sollten die Daten ins Campos eingelesen und genutzt werden. Ziel und Vorteil dieses Vorgehens ist, dass das CAFM sofort «lebt» und von allen Mitarbeitenden verwendet werden kann. Zudem entsteht in der Phase der Datenerfassung ein erstes Gefühl für zukünftige Anforderungen und Aufgaben, die mit dem CAFM bearbeitet werden sollen.
TIPP: Rufen Sie uns an. ICFM unterstützt Sie auch bei der Definition der minimal notwendigen CAFM-Daten, der Bewertung der vorhandenen Datenintegrität und der Datenerfassung.
Ein Datenmodell für alle Zeit?
Nein, denn die Ziele, die Betriebsprozesse, die Aufgaben und die erwarteten Steuerungskennzahlen für das FM können sich im Laufe der Zeit verändern. Deshalb ist die periodische Analyse des FM unabdingbar, um das Datenmodell anzupassen. Nur wenn Sie die zukünftigen Anforderungen an das FM ermitteln, können Sie die Veränderungen im CAFM abbilden bzw. entsprechend reagieren.
Wir empfehlen Ihnen, mindestens nach den ersten zwei CAFM-Betriebsjahren und danach alle 4 Jahre das Datenmodell und die Parametrierung Ihres Campos zu überprüfen.
Fazit
Ohne Zugriff auf aktuelle Daten zu den Grundrissen und den Inventar-Stammdaten sowie deren Auswertung ist ein CAFM nicht sinnvoll. Es gilt also die Anforderungen an das FM zu analysieren und daraus abzuleiten, welche Daten künftig tatsächlich gepflegt werden müssen und sollen. Es geht hingegen nicht darum, all jene Daten in Campos aufzunehmen, die gepflegt werden könnten! Weniger ist mehr, wenn Ihr CAFM ein lebendiges System werden und bleiben soll.