Abschied vom klassischen Büro – unser nächster Schritt als selbstführende Organisation

Ausgangslage: Ein Büro, das nicht mehr zu unserem Alltag passte

Unser Büro in Urdorf hat uns viele Jahre begleitet. Es war ein Ort für Austausch, Zusammenarbeit und gemeinsame Entwicklung. Doch mit der Zeit hat sich unsere Arbeitsweise verändert – und damit auch die Anforderungen an unsere Arbeitsumgebung.

Spätestens seit der Corona-Zeit hat sich ein hybrides Arbeitsmodell bei uns etabliert. Wir arbeiten heute überwiegend im Homeoffice oder mobil. Der physische Treffpunkt hat dadurch an Bedeutung verloren – aber nicht an Wert.

Heute ist unser fixer gemeinsamer Büro-Tag der Donnerstag. An diesem Tag kommen wir zusammen: für Abstimmungen, Workshops, soziale Interaktion und gemeinsame Energie. Die restlichen Tage ist das Büro jedoch kaum genutzt. Diese veränderte Nutzung führte zu einer klaren Erkenntnis:

Die vorhandene Infrastruktur stand nicht mehr im Verhältnis zu unserem tatsächlichen Bedarf.

Die wichtigsten Beweggründe für unseren Entscheid

Unsere Entscheidung basiert auf mehreren konkreten Beobachtungen und Spannungsfeldern:

1. Nutzung versus Kosten

Ein Büro, das nur einmal pro Woche voll genutzt wird, ist wirtschaftlich schwer zu rechtfertigen. Die laufenden Mietkosten standen in keinem sinnvollen Verhältnis zur effektiven Nutzung.

Als selbstführende Organisation sind wir bestrebt, Ressourcen bewusst und verantwortungsvoll einzusetzen. Dazu gehört auch, bestehende Strukturen regelmässig zu hinterfragen.

2. Unpassende Raumaufteilung

Unsere Arbeitsweise hat sich verändert – die Räume jedoch nicht. Besonders auffällig war der Mangel an geeigneten Besprechungsräumen.

Wir benötigen heute weniger klassische Einzelarbeitsplätze, dafür mehr flexibel nutzbare Räume für Zusammenarbeit, Projektarbeit und Austausch in kleinen Gruppen.

3. Fokus auf unsere Kernkompetenzen

Die Organisation und der Betrieb eines Büros bringen zahlreiche Aufgaben mit sich: Infrastruktur, Reinigung, Koordination, Wartung.

Diese Aufgaben sind wichtig, gehören aber nicht zu unserer Kernkompetenz. Deshalb haben wir entschieden, diese Leistungen bewusst auszulagern und uns stärker auf das zu konzentrieren, was wir am besten können.

4. Ungenügende klimatische Bedingungen

Gerade in den Sommermonaten stiessen die räumlichen Gegebenheiten zunehmend an ihre Grenzen. Schlechte klimatische Bedingungen beeinträchtigen nicht nur die Produktivität, sondern auch das Wohlbefinden. Auch dieser Punkt zeigte deutlich: Die bestehende Lösung entsprach nicht mehr unseren Erwartungen an eine moderne Arbeitsumgebung.

Wie wir als holokratische Organisation entscheiden

Ein zentraler Aspekt dieses Schrittes ist nicht nur was wir entschieden haben, sondern wie.

In unserer Organisation werden Entscheidungen nicht top-down getroffen. Stattdessen entstehen sie dort, wo Spannungen wahrgenommen werden. Mitarbeitende bringen Beobachtungen ein, entwickeln Vorschläge und treiben die Umsetzung aktiv voran.

Der Entscheid, das Büro in Urdorf aufzugeben, ist das Ergebnis eines solchen Prozesses:

• Spannungen wurden sichtbar gemacht (z. B. ungenutzte Flächen, fehlende Räume)
• Lösungsmöglichkeiten wurden diskutiert und getestet
• Verantwortung wurde übernommen, statt delegiert
• Der finale Entscheid entstand iterativ und nachvollziehbar

Dieser Prozess braucht Zeit, Vertrauen und Transparenz, führt aber zu Lösungen, die breit getragen werden.

Was bedeutet der Umzug für uns konkret?

Unser Ziel ist nicht, komplett auf physische Treffpunkte zu verzichten. Im Gegenteil: Wir sind überzeugt, dass persönlicher Austausch weiterhin zentral bleibt.

Aber wir gestalten diesen Austausch neu.

Statt eines fixen, permanenten Büros setzen wir künftig auf flexiblere Lösungen:

• Bedarfsorientierte Nutzung von Arbeits- und Besprechungsräumen
• Externe Anbieter für Infrastruktur und Services
• Räume, die gezielt auf Zusammenarbeit ausgelegt sind
• Mehr Fokus auf Qualität statt auf permanent verfügbare Fläche

Der Donnerstag als gemeinsamer Praesentia bleibt dabei ein wichtiger Ankerpunkt.

Was wir aus diesem Schritt lernen

Der Abschied vom Büro in Urdorf ist mehr als ein Ortswechsel. Er ist ein Beispiel dafür, wie wir mit Veränderung umgehen:

• Wir hinterfragen Bestehendes regelmässig
• Wir orientieren uns an der Realität, nicht an Gewohnheiten
• Wir treffen Entscheidungen dort, wo die Information ist
• Wir achten auf einen sinnvollen Einsatz von Ressourcen

Und vielleicht am wichtigsten:

Wir sehen Organisation nicht als starres System, sondern als etwas Lebendiges, das sich weiterentwickeln darf.

Ein Blick nach vorne

Der Umzug ist kein Endpunkt, sondern ein Zwischenschritt. Wir werden neue Formen der Zusammenarbeit ausprobieren, Erfahrungen sammeln und weiter lernen.

Unser Ziel bleibt unverändert: eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die zu uns passt – und nicht umgekehrt.

Wir sind überzeugt, dass dieser Schritt uns als Organisation stärkt: in unserer Flexibilität, in unserer Eigenverantwortung und in unserer Fähigkeit, gemeinsam gute Lösungen zu entwickeln.

Und wir freuen uns darauf, diesen Weg weiterzugehen.

So sind wir künftig erreichbar

Auch mit unserem neuen Setup bleiben wir gut erreichbar – einfach etwas anders als bisher.

Wir legen grossen Wert auf persönlichen Austausch. Deshalb kommen wir gerne direkt zu unseren Geschäftspartnern vor Ort. Gleichzeitig ist ein Besuch bei uns weiterhin möglich: Nach Voranmeldung empfangen wir euch gerne in unserem OfficeLab im Baslerpark.

Unser Firmendomizil für die schriftliche Korrespondenz haben wir an eine externe Firma ausgelagert. Grundsätzlich bevorzugen wir die elektronische Kommunikation und bitten darum, uns Dokumente möglichst digital zuzustellen.

Falls eine physische Zustellung notwendig ist, lautet unsere neue Adresse:

ICFM AG
Badenerstrasse 816
8048 Zürich

Unsere Kundinnen und Kunden haben wir bereits in einem separaten Mailing über diese Änderungen informiert.